Especificar vol dir esmentar alguna cosa concreta, aclarir una informació que s'ha facilitat amb anterioritat. I una especificació és una explicació detallada. D'aquesta manera, el concepte que analitzem implica que alguna cosa general només es pot entendre amb precisió si es descriuen tots els elements que el conformen.
Quan es parla d'especificació sempre està associat a alguna cosa de caràcter general, per la qual cosa és habitual referir-se a l'especificació de despeses, objectius, requisits o productes.
Les idees han de ser concretades
Qualsevol idea o proposta té generalment el model següent: una tesi principal, una sèrie d'arguments i un conjunt de dades complementàries o especificacions. Totes tres parts estan íntimament relacionades. Il·lustrem aquest esquema amb un exemple: el disseny d'un automòbil. Es parteix d'un esquema inicial bàsic, és a dir, una nova idea d'automòbil que es plasma en un esbós. El pas següent és definir i concretar els elements fonamentals del vehicle. Finalment, cal establir una sèrie d'especificacions tècniques per culminar el procés (això es plasma en un certificat de característiques tècniques en què es detallen tots els aspectes del vehicle, des de la marca, les dimensions, la potència, la caixa de canvis, cilindrada i un llarg etcètera).
Les especificacions de qualsevol producte són la seva carta de presentació i es plasmen en un document tècnic on es detalla amb precisió els diferents aspectes del producte, ja sigui una màquina, una medicina o un servei qualsevol.
La finalitat de les especificacions
La informació que es facilita en un document tècnic compleix diverses funcions:
- Garantir que el producte s'ha elaborat d'acord amb l'estandard autoritzat i amb les certificacions oportunes (en aquest sentit, les normes ISO serveixen com a marc de referència general).
- Permetre que el consumidor conegui amb detall allò que ha adquirit (matèries primeres utilitzades, descripció del producte, controls realitzats, requisits legals...). Cal recordar que en la majoria de casos, les especificacions es fan en diversos idiomes, cosa totalment necessària en un context d'economia globalitzada.
- Evitar un possible frau en la fabricació (la còpia i la falsificació és una realitat i els documents tècnics són un mecanisme perquè el consumidor pugui diferenciar entre un producte autèntic d'un que no ho és).
- Comunicar com funciona alguna cosa. En aquest sentit, cal recordar que hi ha dos tipus d'especificacions tècniques (les dades relacionades amb un producte i la funcionalitat del producte).
