Ordre de compra és un terme propi la comptabilitat i gestió quotidiana de l'activitat empresarial. Una ordre de compra és una sol·licitud escrita a un proveïdor amb la intenció d'adquirir certs articles ia un preu ja convingut entre el comprador i el venedor.
Quina informació inclou?
La sol·licitud de compra indica els termes de pagament i de lliurament, per tant és una autorització al proveïdor per lliurar els articles i perquè aquest presenti una factura corresponent. Cal tenir en compte que tots els articles comprats per una empresa han d'acompanyar-se de les ordres de compra, les quals es numeren en sèrie amb el propòsit d'aportar-ne un control sobre l'ús.
Les ordres de compra s'emeten normalment en original i còpia, enviant-se l'original al proveïdor i les còpies es destinen al departament de comptabilitat perquè siguin registrades al compte per pagar (també hi pot haver una tercera còpia per al departament de compres de l'empresa ).
En una ordre de compra s'inclouen els apartats següents:
- El número dordre de compra.
- El nom i ladreça del proveïdor.
- La data en què s'ha realitzat la comanda i la data de lliurament requerida.
- Els termes de lliurament i de pagament.
- La quantitat d'articles sol·licitats i la descripció dels mateixos amb el número de codi.
- Pel que fa al preu, s'indiquen el preu de cada unitat i el preu total de la compra, així com el cost d'enviament si escau.
- Finalment, lordre de compra ha despecificar la signatura autoritzada de la persona responsable.
La finalitat de l'ordre de compra
La informació més amunt detallada té la finalitat de portar un control precís sobre els articles adquirits, ja que així una empresa pot portar un registre comptable de les seves operacions de compra.
D'altra banda, cal no oblidar que quan un client emet una ordre de compra està confirmant i formalitzant la confiança que té en un proveïdor.
L'ordre de compra que emet el client és un pas més en el procés de venda, ja que la venda encara no s'ha produït de manera definitiva. En aquest sentit, l‟ordre de compra implica que els procediments de l‟empresa han d‟estar ben definits i organitzats. Abans de l'emissió d'una ordre de compra el client ha de conèixer amb exactitud quin és el procés per registrar-la a la vostra empresa i el venedor s'ha d'assegurar igualment de la informació del document.
Foto: iStock - BernardaSv
