general

definició de document

Un document és la prova o testimoniatge material d'un fet o acte que una persona física o jurídica, una institució, associació, etc., que pot ser de caràcter públic o privat, realitzen com a conseqüència de lexercici de les seves activitats i funcions i que podrà ser plasmat en una unitat dinformació que observi qualsevol suport, paper , cinta, disc magnètic, pel·lícula i fotografia, amb el objecte de preservar-lo en el temps en cas de necessitar-ho per presentar-ho com a prova, record o llegat a algú.

En el cas de les organitzacions i institucions que realitzen un vast i extens en el temps treball, els documents seran necessaris de tots els dies i de gairebé tots els integrants de les mateixes, per la qual cosa demanarà que sobre aquests es faci un treball de tipus seriat i passaran a ser anomenats sèries documentals, entre les quals s'inclouen: la correspondència, llibres d'actes, llibres de comptabilitat, entre d'altres.

Un document està compost preeminentment per informació escrita que pot haver estat bolcada de puny i lletra, és a dir, manuscritament, o bé a través d'un procés mecànic com pot ser el de la màquina d'escriure que s'usava massivament antany o per l'ordinador, que és aquell mitjà mecànic que predomina avui dia.

En aquest darrer cas que comentava, el de els documents que es creen a través d'un ordinador, convencionalment se'ls anomena arxius i una vegada han estat creats per l'interessat, gràcies a la utilització d'un programa d'edició de documents, com pot ser el cas de Word, se'ls atorgarà un nom i un format, per després, desar-los a la unitat d'emmagatzematge que s'esculli i així deixar millor organitzada la cerca en cas que més endavant sigui necessari obrir-los per consultar-los o modificar-los.

Als documents, a més, se'ls pot classificar a documents primaris, que són aquells que contenen informació original de l'autor i no han estat sotmesos al tractament o modificació d'una altra persona més que el responsable, a secundaris, que seran aquells que sí que van rebre un tractament i els terciaris, que són aquells documents secundaris als quals se'ls va aplicar un tractament.