El inventari és aquell registre documental dels béns i altres objectes pertanyents a una persona física, una empresa, una dependència pública, entre d'altres, i que es troba realitzat a partir de molta precisió i prolixitat en la plasmació de les dades.
Document en el qual es registren els béns i les pertinences d'una empresa, una entitat pública o una casa amb la missió d'organitzar-los, ordenar-los i tenir-los formalment registrats
Si bé els inventaris són especialment utilitzats a instàncies de les empreses o de les dependències públiques, que com assenyalem ja disposen de béns i altres productes que pertanyen als seus actius, o sigui als rubros comercial i estatal, els inventaris poden ser usats en diversos contextos i situacions quan es vulgui ordenar i enregistrar els elements disponibles en un lloc amb una finalitat determinada.
Per exemple, un individu que posa de lloguer un departament moblat, realitzarà un inventari de cada element, moble, electrodomèstics, i qualsevol altre component present al departament al moment de lliurar-lo en lloguer perquè quedin fefaentment registrats els mateixos i així poder portar un control d'allò que es va deixar i arribat el moment de la fi del contracte de lloguer acarar amb aquest inventari que tots els mobles i elements que es van inventariar hi siguin presents i en les condicions corresponents.
En llocs com les biblioteques també és súper necessari la realització d'un inventari, atès que ens ofereix un registre detallat de tot allò que existeix en aquell lloc que s'inventaria.
Permet trobar les cues més senzillament
També ens facilita poder trobar cada element de manera, més ràpida i senzilla perquè a l'inventari hi figura la seva disposició.
Hem de destacar que els inventaris es duen a terme en llocs que disposen de moltes quantitats de pertinences i elements, i això és així perquè són una eina molt eficient a l'hora d'organitzar moltes coses, confrontar i saber quan entren, quan surten, els costos que van implicar els seus ingressos i egressos, entre altres qüestions.
És a dir, l'inventari ens proveeix d'ordre i organització, a més de permetre'ns saber què hi ha disponible en un lloc donat.
També i com a conseqüència de la situació recentment esmentada, s'anomena inventari la comprovació i el recompte, tant qualitatiu com quantitatiu de les existències físiques amb les teòriques que van ser oportunament documentades.
A l'àmbit de la gestió empresarial el que fa l'inventari és registrar el conjunt dels béns propis i disponibles d'una empresa per a la venda als seus clients i que per tant són considerats com a actiu corrent.
Els béns que són plausibles de ser sotmesos a inventari es troben destinats a la venda directa o aquelles activitats destinades de manera interna al procés productiu, com és el cas de les matèries primeres, els productes inacabats, les peces de recanvi destinades a manteniment, materials d'embalatge, béns de l'empresa, béns acabats, béns parcialment acabats, béns en trànsit i materials d'envasament, entre d'altres.
Classes d´inventaris
Hi ha una nombrosa quantitat de tipus d'inventaris, entre els més recurrents hi ha: inventaris finals (es duu a terme cada vegada que es tanca el període fiscal, generalment el 31 de desembre), inventaris periòdics (es realitza cada determinat temps), inventaris inicials (es registren tots els béns de l'empresa), inventaris de liquidació legal, inventari de matèries primeres, inventari de seguretat, inventari de gestió, inventari físic, entre altres.
Entre les raons que hi ha a les empreses per fer un inventari podem citar: per reduir costos d'adquisició, per reduir costos de qualitat per arrencada, per reduir costos vinculats al material faltant i per reduir costos de comandes.
Encara que, també hi ha altres raons que converteixen l'inventari en una qüestió molesta, complexa per a l'empresa en qüestió com ser: costos per emmagatzematge, dificultats per respondre als clients, els costos de coordinar la seva producció, els costos dels productes defectuosos al tractar-se de lots grans i els costos associats a la reducció de capacitat.
La incorporació de la tecnologia ha fet que aquesta tasca d'inventariar empreses, o altres espais, sigui molt més senzilla, ja que hi ha programaris especialment desenvolupats per a aquests menesters, com ser les bases de dades, que faciliten enormement aquesta tasca, que anteriorment era més enutjosa ja que havia de fer-se per escrit i en llibres especials.
