Tècniques estandarditzades per administrar documents en una organització o entitat
El concepte d'arxivística o gestió documental s'utilitza en la nostra llengua per anomenar les tècniques estandarditzades que es fan servir a instàncies de l'administració dels documents que pertanyen a una organització o entitat, una empresa o una biblioteca, per citar-ne uns exemples corrents.
Una disciplina antiga que va evolucionar fantàsticament gràcies a les noves tecnologies
Hem d'indicar que si bé les tècniques i pràctiques que s'apliquen han anat variant i evolucionant com a conseqüència directa de l'avenç de les noves tecnologies en gairebé totes les àrees, i per descomptat l'arxivística no va ser l'excepció, hem de dir, que l'arxivística és una activitat certament antiga i que és desplegada per l'home des de temps immemorials davant la necessitat imperiosa de documentar, deixar una empremta administrativa, legal o comercial de tot allò que realitza.
Per donar-nos una idea de la tremenda evolució que hi va haver en matèria de suports i de tècniques d'emmagatzematge només cal dir que els homes més primitius arxivaven els seus “documents” en fulles de papir o en argila, mentre que els d'avui ho fem a lordinador o qualsevol altre dispositiu electrònic.
La gran aportació de la informàtica i d'Internet
En aquest sentit no podem defugir que la informàtica i el posterior desenvolupament d'internet han permès un gran avenç en matèria de gestió documental fent molt més pràctica i senzilla la tasca tant pel que fa al desament d'informació com en matèria de recuperació de documents emmagatzemats .
Perquè és clar abans, els encarregats d'aquesta tasca, arxivers, bibliotecaris o arxivista, entre altres denominacions que se li han atribuït als qui desenvolupen aquesta tasca, havien d'usar i valdre's de pesats llibres de registració, fitxes, carpetes, caixes, prestatgeries, mentre que ara n'hi ha prou amb només un clic per concretar l'arxiu com també la recuperació de documents o obres.
Principals quefers que desplega
Bàsicament, l'arxivística s'ocuparà de: generar i establir una sèrie de normes i de pràctiques que permetin la identificació dels documents que es van arxivant, la recuperació d'informació dels mateixos, el temps que hauran de romandre arxivats en el cas de aquells que puguin ser eliminats passat algun temps i per contra haurà de garantir la conservació per sempre dels documents que disposen de gran vàlua.
