La paraula arxivar designa la acció, activitat de guardar documents, textos o qualsevol altre tipus d'informació en un arxiu, o si no n'hi ha en un arxivador.
Acció de desar o organitzar documents en un arxivador o fitxer
Mentrestant, un fitxer pot ser el conjunt organitzat de documents que rep i produeix un individu o una organització, entitat, com a conseqüència de lactivitat que duu a terme; i per altra banda el lloc físic o local on s'emmagatzemen, tracten i protegeixen els documents indicats, també se'l coneix com a fitxer.
L'arxivador o fitxer és l'element per excel·lència que s'utilitza per arxivar documents o fitxes.
A les fitxes es troba bolcada tota la informació sensible, es resumeixen les dades i es registra el document.
Usos en medicina, biblioteques i acadèmics
Entre els llocs que més usen aquestes fitxes es destaquen les biblioteques, els consultoris mèdics, i per altra banda els estudiants les fan servir molt a instàncies de l'estudi de les matèries, entre d'altres.
Tenen un format rectangular que encaixa perfecte amb el del fitxer que és qui les contindrà de manera organitzada.
Si bé l'adveniment de les noves tecnologies ha generat que el contingut de les fitxes es traslladi a suports electrònics, en alguns contextos es continuen mantenint i encara són molt útils.
Per exemple, en el cas dels consultoris mèdics.
Cada pacient disposa d'una fitxa personalitzada en la qual es consignen les dades personals, de contacte, i les dades físiques.
A més, en aquestes fitxes, el metge, cada cop que el pacient el visiti, anotarà les novetats del seu estat, el resultat de la revisió mèdica, els medicaments que se li receptin, entre d'altres.
Quan el pacient assisteix a la consulta mèdica, la secretària del doctor us prepararà la fitxa del pacient perquè aquest disposi a l'instant de tota la informació, és a dir, la fitxa en aquest cas actua com una mena d'història clínica.
D'altra banda, en el cas que la fitxa es faci servir per estudiar, s'hi podrà incloure el contingut resumit d'un llibre o de qualsevol altre material bibliogràfic que s'estigui usant.
Cal destacar que l'arxiu és un element molt estès a l'hora d'organitzar els documents i per això és que el fan servir des dels individus, per ordenar els seus papers, com ara factures de compres, factures de pagament de serveis, entre d'altres, fins a organismes públics que hi emmagatzemen tot quant document expedeixen i reben.
Els països normalment disposen d'una entitat coneguda com Arxiu general de la Nació que conserven nombroses col·leccions de textos, documents, obres i altres materials audiovisuals que en molts casos van començar a ser recol·lectats i allí reunits des de diversos segles enrere.
Arxivística, la disciplina que s'ocupa del procés d'emmagatzematge
La arxivística, també anomenada com a arxiulogia, és la disciplina que s'ocupa especialment d'abordar els procediments i els problemes que sorgeixen de l'emmagatzematge de documents, amb la missió que puguin ser senzillament ubicats a futur quan sigui necessari.
Històricament aquesta activitat es va centrar a millorar les alternatives d'emmagatzematge, conservació i restauració, mentre que amb l'adveniment de les noves tecnologies també s'ha ocupat de desenvolupar vies opcionals per gestionar i desar els documents.
Moltes universitats, especialment aquelles carreres vinculades a la informació, la comunicació i la història, disposen d'aquesta matèria als seus programes.
Allò acabat o que no disposa de rellevància ja
D'altra banda, la paraula arxivar s'empra per adonar de una cosa que ja està acabada o que ja no disposa de l'atenció i el tractament que hauria de. “Les denúncies que vam fer contra la discoteca per sorolls molestos van ser arxivades pel fiscal.”
Aquest sentit és molt comú a instàncies del llenguatge col·loquial quan es vol manifestar que alguna cosa s'ha donat per acabada o que ja no presenta importància.
I també a l'àmbit jurídic quan es vol adonar que una causa va acabar d'investigar-se, per exemple, per falta de proves.
Ara bé, aquesta pot ser una causa, però pot passar que un expedient judicial s'arxivi a instàncies d'un acord secret entre el magistrat que la instrueix, amb l'acusat.
Per descomptat que això és absolutament condemnable des del punt de vista moral, i il·legal, però lamentablement passa molt a la justícia del món, especialment quan hi ha funcionaris públics involucrats en aquests casos.
Entre els sinònims més usats per a aquest terme ens trobem amb el de guardar que justament refereix guardar, custodiar.
