Persona que es dedica a realitzar tasques administratives a una oficina ia assistir al seu cap
Una secretària, també denominada en alguns llocs del món com auxiliar administrativa, és aquella persona que s'ocupa de la realització d'activitats elementals d'oficina, ja sigui en una empresa privada o en alguna dependència de l'estat, a més de ser la estreta col·laboradora del directiu o executiu al qual assisteix, és a dir, la secretària del president d'una empresa és d'alguna manera la gestora del seu temps perquè aquest no s'hagi de preocupar més que pel que fa a la presa de decisions de l'empresa per així aconseguir millors clients, de la resta es encarregarà la secretària. Per exemple i entre d'altres de la seva agenda, d'atendre les trucades i de tot allò que aquest necessiti.
Aleshores, si es vol disposar d'una efectiva gestió empresarial serà imprescindible comptar amb una persona eficient que desplega aquest càrrec, ja que per ella passaran majorment totes les diligències/activitats d'una organització.
Funcions principals
Les seves funcions o activitats principals es troben lligades al que es coneix com a treball d'oficina, administratiu, com tramitar l'entrada i sortida de correspondència, recepció de documentació, atenció de trucades telefòniques, atenció de visites i de proveïdors, arxiu de documents, realització de càlculs, reportar al seu superior tot allò inherent a la seva àrea, estar al corrent de la tramitació d'expedients, maneig de l'agenda, tant la de reunions com la de contactes, i el seu manteniment de manera organitzada i actualitzada, maneig de totes aquelles eines d'una oficina, com ara la fotocopiadora, la impressora, el fax, l'ordinador , entre d'altres, maneig d'idiomes, preferentment l'anglès, però per descomptat que com més maneji serà molt millor, ja que les seves condicions i aspiracions podran ser molt més altes dins de l'organització en què s'exerceix i posseir coneixements en matèria de protocol institucional i empresarial.
Secretària privada. Una relació de confiança estreta amb el cap
Les secretàries poden exercir-se en diverses àrees i contextos, mentre que una de les variants del lloc més paradigmàtica és sens dubte l'anomenada secretària privada, que com la seva denominació ja ens ho anticipa és aquella que té com a funcions ocupar-se de tots els assumptes inherents a el seu cap, els personals i els laborals. Generalment, caps i secretàries estableixen un vincle molt tancat i estret com a conseqüència de la quantitat de secrets i debilitats que les secretàries saben aquests. Fins i tot, per això és que la figura de la secretària i la seva relació amb el cap ha estat objecte d'infinitat de representacions en diverses històries de ficció.
Una de les més recordades és sens dubte Secretària Executiva, una cinta produïda a Hollywood l'any 1988 i estelaritzada per Harrison Ford, Melanie Griffith i Sigourney Weaver. El personatge de Griffith és la secretària del de Weaver, una executiva força ruda i malvada. El personatge de Griffith demostra la seva capacitat al càrrec i descobreix que la seva cap es queda amb una idea seva per començar un negoci. Finalment la desemmascara i acaba no només guanyant terreny al mateix sinó enamorant-se del milionari de negocis interpretat per Ford.
Preparació
Si bé no requereix de llargs anys d'estudi com les carreres de grau, la de Secretària és una professió que també es pot estudiar i que per descomptat reuneix totes aquelles activitats que se li requeriran a qui exerceix el lloc.
Generalment, als qui aspiren al càrrec se'ls realitza una breu prova en aquelles qüestions específiques que es busquen, per exemple que manegi un programa informàtic o que parli i escrigui en perfecte anglès.
Un lloc on prima el sexe femení
Si bé el lloc és majorment ocupat per dones hem de dir que hi ha homes que exerceixen aquest càrrec. A l'inrevés del que passa amb altres llocs o professions, el de secretària és un càrrec laboral que històricament ha estat reservat a l'exercici de les dones.
Dependència de l'estat que gestiona una àrea
D'altra banda, el concepte s'utilitza a moltes parts de parla hispana per designar aquella dependència de l'estat que s'ocupa de gestionar alguna àrea, com ara secretaria d'educació, secretaria de seguretat, entre d'altres.
La secretaria està liderada per un funcionari públic anomenat secretari, que serà la màxima autoritat dins de la secretària i que haurà de respondre a les polítiques traçades pel govern que el va designar.
